50-plus loopbaancoaching - 50+ coaching bij werkvragen

14 oktober 2020

Wat kun je doen om ‘de klik’ in een gesprek te versterken?

Wat is de technisch 'rapport maken'?

Een van de eerste vaardigheden die we trainden in mijn coachopleiding bij het IEP (in 1995 al weer) was ‘rapport maken’. Met ‘rapport maken’ bedoelen we ‘je gedrag afstemmen op de ander zodat er een gevoel van verbinding, een klik dus, ontstaat’.

Want als je de mensen die bij je komen met een coachvraag goed wilt helpen, is het belangrijk om eerst te zorgen voor een goed contact. Als je als coachee bij mij komt met je vraag, wil je je gezien en gehoord voelen. Je wilt je serieus genomen, begrepen en daarmee veilig voelen.

Het is niet voor niets dat het UWV zijn klanten altijd eerst een ‘klikgesprek’ laat voeren met de re-integratiecoach. Zonder klik ontstaat er geen verbinding en dus ook geen vertrouwen in mij als re-integratiecoach. Eerst de klik dus.

Dus leerden we allereerst veel vaardigheden die te maken hadden met gespreksvoering: empathisch luisteren, analytisch luisteren, allerlei vraagtechnieken, een helpende gespreksopbouw en ook ‘rapport maken’.

Natuurlijk werken die vaardigheden alleen als je ook echt zelf de intentie hebt om de ander te willen horen, zien en begrijpen. Het helpt enorm als je zoals ik van nature nieuwsgierig, betrokken en onderzoekend bent. Want dan wil je weten en snappen waar je coachee mee zit. En kun je gemakkelijker je aandacht voor 100 % focussen op het verhaal van de ander. Dat ziet en voelt je gesprekspartner meteen. Kijk voor de lol bij je volgende gesprek maar eens naar de blik van degene met wie je in gesprek bent. Luistert en kijkt die echt naar jou of is die ondertussen in het eigen hoofd boodschappenlijstjes aan het maken? Je ziet het meteen.

Wanneer gebruik je ‘rapport maken’?

Rapport kunnen maken, is niet alleen handig voor coaches of adviseurs. Ook als aan het netwerken bent of een sollicitatiegesprek hebt, is het fijn als je weet hoe je gemakkelijk in contact kunt treden en een ‘klik’ kunt maken met de ander. Pas als die ‘klik’ er is, kun je ook inhoudelijk tot zaken komen. Zonder klik lukt je dat never nooit.

In onze gespreksvaardigheidstrainingen aan technisch professionals noemen we dat ook wel: 'eerst de vent dan de tent’ en ‘eerst de vrouw dan het gebouw’. 😊

Hoe maak je rapport?

Als je rapport wil maken, stem je je gedrag in alle opzichten af op de ander. Vanaf de 1e seconde kijk en luister je aandachtig en vriendelijk naar de ander. Kijk de ander ook echt even aan zodat er via de ogen een connectie kan ontstaan.

Open het gesprek met iets wat je opvalt in het ‘hier & nu’. Liefst iets dat direct in verbinding met je gesprekspartner staat. Er is (bijna) altijd wel iets voor handen. Afhankelijk van de reactie van de ander ga je door in het gesprek waarbij je probeert het gesprek wat persoonlijker te maken. MAAR let op: stem af op de ander. Echt niet iedereen zit te wachten op heel persoonlijke vragen. Luister en kijk dus aandachtig zodat je goed kunt reageren. Dan merk je ook al snel of iemand op dat moment houdt van een grapje of juist (even) heel serieus is of moe is of druk druk druk.

Zo kun je heel goed aansluiten bij de onderwerpen waar je gesprekspartner mee komt. Je geeft de inhoudelijke leiding van het gesprek dus aan de ander zodat je kunt aansluiten op onderwerpen en vragen die bij de ander spelen.

Let daarnaast ook op het spreektempo, op de dynamiek in de stem, op de lichaamstaal (zithouding, beweging). Dan kun je daar ook op aansluiten.

PS 'je deskundigheid inzetten'

Het 2e aandachtspunt in een coachgesprek, sollicitatiegesprek of verkoopgesprek is natuurlijk of je ook echt verstand van zaken hebt en het probleem van de ander kunt (helpen) oplossen. Of je dat hebt blijkt vanzelf uit je vragen en uit je antwoorden op de vragen van de ander. Als er in de start van het gesprek een klik is ontstaan, kan dit deel van het gesprek die klik versterken. Dus ook dan is rapport blijven maken belangrijk.

PS 'onderzoek van Cialdini'

In zijn meest recente boek (pre-suasion) presenteert Cialdini een zevende beïnvloedende factor namelijk ‘wij-relaties’. Sociale banden hebben een grote invloed op het stimuleren van instemming en de ander volgen. Relaties versterken niet alleen de bereidwilligheid om te helpen, maar veroorzaken die ook. In dit blog lees je meer over het opbouwen van ‘wij-relaties’.

6 januari 2019

En nog veel meer tips om goede gesprekken te voeren op een rij

Ben je op zoek naar tips om een sollicitatiegesprek goed te voeren? Hier vind je gesprekstechnieken en gespreks-spelregels die je kunnen helpen om van een gewoon gesprek een goed sollicitatiegesprek te maken.

Tip 1
Luisteren & kijken is belangrijker dan spreken. Zorg ervoor dat je vooral luistert naar wat de ander zegt en dat je dat goed probeert te begrijpen. Gebruik Luisteren Samenvatten en Doorvragen (LSD).

Tip 2
Onderzoek je aannames. Iedereen heeft aannames (en vaak ook oordelen). Wees je bewust van wat je aannames zijn en stel vragen of klopt wat je denkt. Als je denkt dat je het begrepen hebt en je hebt dat gecontroleerd bij de ander en die vindt dat ook dan ben je in de buurt van elkaar goed begrijpen. Onthoud: Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten. (Citaat van Kees van Kooten).

Tip 3
Wees een OEN. (Open Eerlijk en Nieuwsgierig).

Tip 4
Stel vragen, open en gesloten. Wat en hoe zijn de gouden vraagwoorden. Wat maakt dat u dit wil? Wat moet het opleveren? Wat maakt dat we hiervoor kiezen? Dit soort vragen gaan meer de diepte in en maken duidelijk wat er achter de boodschap van de ander zit..

Tip 5
Houd het simpel. Dus: korte zinnen, logische volgorde en voor de ander begrijpelijke taal.

Tip 6
Let op non-verbaal gedrag van jezelf en de ander. Non-verbaal gedrag laat vaak zien hoe de je relatie met de ander is, welke (onderhuidse) gevoelens er spelen en wat de ander met je boodschap doet.

Tip 7
Stem af op de ander. Kies woorden die de ander ook gebruikt en stem je spreektempo en je energie op de ander af.

Tip 8
Een glimlach helpt. Zelfs aan de telefoon! De grap is dat die glimlach ook positief effect heeft op je eigen humeur. De meest praktische oplossing die ik ooit hoorde: houd een tijdje een potlood tussen je lippen vast, je mondhoeken gaan omhoog, je humeur ook…

Tip 9
Wees congruent. Laat ook non-verbaal zien wat je bedoelt. Bij ‘begrip tonen’ hoort een andere houding, mimiek en toon dan bij een confronterend gesprek.

Tip 10
Bewaak je grens. Durf positief assertief te zijn. Als iemand jouw grenzen op zoekt laat hem/haar dat dan op een duidelijke maar vriendelijke manier weten.

Tips voor gevorderden

Tip 11
Wees niet bang voor meta-communicatie. Het kan heel goed werken in een gesprek om af en toe iets te zeggen over hoe de communicatie verloopt of voorstellen te doen over ‘hoe het gesprek te laten lopen’. Voorbeeld: ‘Gaat dit gesprek hoe je het had verwacht of moeten we het over een ander onderwerp hebben?’

Tip 12
Maak je niet druk over positieverlies. Stel vragen over iets dat je niet begrijpt. Meestal is iedereen daar blij mee en win jij er juist aan positie mee. Durf een tegendraadse mening te laten horen. En zoek daarna de gezamenlijke belangen en visies weer op. Durf te vragen…

Tip 13
Wees hard op de inhoud en zacht op de relatie. Besteed veel aandacht aan het goed houden van de relatie zonder in te leveren op de inhoud. Hard(t) dus. Realiseer je dat verwachtingen, belangen, wensen, ervaringen, zelfbescherming vaak een veel grotere rol spelen dan de feiten en de inhoud. Zet de inhoud|de feiten dus in om – liefst gezamenlijke – belangen te realiseren.

Tip 14
Focus op het oplossen van vraagstukken. Oplossen is belangrijker dan argumenteren. Als je merkt dat je in een discussie (= confrontatie dus win-verlies) raakt, ga dan terug naar het probleem en de vraag ‘hoe lossen we het zo op dat we ons er allemaal in kunnen vinden?’.

Ons advies

Ben je nog niet zo thuis in de wereld van gesprekstechnieken? Kies dan eerst een van de bovenstaande tips uit om een aantal weken aandachtig te oefenen. Pas als deze vaardigheden goed ingesleten zijn, kies je een volgende vaardigheid om met aandacht extra te oefenen.

Heb je aanvullingen?

Laat het ons weten via de contactinformatie hieronder.