Wie vragen stelt, heeft echte invloed in het gesprek!

Tips om betere vragen te stellen.

Wie vragen stelt, heeft echte invloed in het gesprek! Ook in een sollicitatiegesprek of in een netwerkgesprek. Gebruik de tips om beter te worden in vragen stellen.

‘Mag het ietsje meer zijn? Het is 635 gram……?’

Wie wel eens bij de kaasboer komt, herkent deze vragen onmiddellijk. Vragen stellen is een belangrijke manier om invloed uit te oefenen in een gesprek. Vandaar dat we in dit artikel uitgebreid stil staan bij vraagtechnieken. We leren je drie vraagtechnieken die een belangrijke toevoeging zijn aan je gesprekstechnieken.

Vertellen of vragen stellen?

Herken je dit: je gesprekspartner wil graag en uitgebreid vertellen. Over zijn project, het probleem, zijn aanpak, kennis, ervaring, zijn visie…. En dus brandt hij los. Na verloop van tijd merk je dat je aandacht verslapt en dat het verhaal van de ander het ene oor in en het andere oor uit gaat. Of je merkt dat je ongeduldig wordt want nu wil jij wel eens vertellen hoe het met jouw opdracht gaat of hoe jij dit project zou aanpakken. Je pakt die ene seconde stilte in het gesprek en brandt zelf los. Na verloop van tijd merk je dat de ogen van de ander gaan dwalen…. hij luistert helemaal niet.

Wij mensen willen graag veel aan het woord zijn en denken vaak dat veel vertellen ook veel invloed betekent. Helaas is het tegendeel vaak waar. Of je adviseur, projectleider of specialist bent: je hebt in veel situaties meer invloed als je goede vragen stelt. Met goede vragen toon je oprechte interesse. Door de afwisseling van vragen en vertellen ontstaan er dynamiek en energie in het gesprek. Vragen geven richting aan het gesprek, zetten de ander aan tot nadenken en geven jou belangrijke informatie.

Een goede basis onder goede vragen

1. Het helpt enorm als je mensen leuk vindt. Als je oprecht nieuwsgierig bent naar hun verhalen, graag een relatie met de ander wilt opbouwen en onbevooroordeeld en onderzoekend kunt luisteren.
2. Daarnaast is het fijn als je relaxed bent in het gesprek en rustig kunt wachten op de antwoorden. Er mag in jouw gesprekken best een stilte vallen. Je zult merken dat de ander meer gaat vertellen als jij hem de tijd daartoe gunt. Dat geldt al helemaal als je gesprekspartner wat meer introvert is. Een introvert persoon wil eerst nadenken en vertelt daarna wat hij bedacht heeft. Terwijl een extravert persoon al pratende denkt.
3. Een derde aspect is lef: durf te vragen. Als je met oprechte interesse en op vriendelijke toon je vraag stelt, merk je dat je heel veel mag vragen. Hoe beter de samenwerking, hoe meer je mag doorvragen op de verhalen die de ander vertelt en hoe meer de ander genegen is ook het achterste van zijn tong te laten zien.

Waar je altijd over na moet denken voordat je een vraag stelt

Juist omdat je met vragen zoveel invloed op het gesprek hebt, is het belangrijk om je steeds af te vragen wat het doel is van je vraag:

1. Wil je meer informatie en waarover dan precies en waar heb je die informatie voor nodig?
2. Of wil je graag weten wat de ander belangrijk vindt en waarom dat dan belangrijk is?
3. Staat vooral het verbeteren van de relatie centraal?
4. Wil je het gesprek een richting op sturen? Door meer structurerende vragen te stellen?

Natuurlijk is een combinatie van doelen ook mogelijk. En heb je in het gesprek altijd de gelegenheid om zijpaden te bewandelen, terug te gaan naar een vorig onderwerp of je vraag te herformuleren als je merkt dat het antwoord niet past bij wat je wilde weten.

Zelf bedenk ik voor een coach- of adviesgesprek vooraf ook vaak vragen. Of minstens onderwerpen waar ik vragen over wil stellen en een startvraag. Zo kan ik me in het gesprek zelf nog meer focussen op wat de ander zegt.

Het bekende rijtje vraagtechnieken (ter opfrissing van het geheugen)

Gesloten vragen

Gesloten vragen beginnen altijd met een werkwoord. Voorbeelden: Wil je deze tabel in het adviesrapport? Is het mogelijk om de deadline van dit deelproject een paar dagen op te schuiven?

Open vragen

Open vragen hebben als doel om de ander meer te laten vertellen. Je kunt open vragen herkennen omdat ze beginnen met hoe, waarom of wat. Hoe ben je aan deze grafiek in het adviesrapport gekomen? Wat maakt dat je de deadline van dit deelproject wilt opschuiven? Waarom kun je deze informatie niet in het rapport opnemen?

Gerichte vragen

Gerichte vragen zijn vragen naar feitelijke informatie. Vragen als: Wanneer kun je het deelproject klaar hebben? Op welke pagina wil je deze tabel in het adviesrapport opnemen? Door het woord ‘precies’ in je gerichte vraag op te nemen, snapt de ander dat het antwoord feitelijk helemaal moet kloppen.

Suggestieve vragen

In suggestieve vragen zit dus een suggestie verstopt. Vaak herken je die aan woorden als ‘dus’ en ‘toch’ . Denk aan een vraag als: Het is toch vanzelfsprekend dat we deze grafiek al op de 1e pagina laten zien? PAS OP: suggesties zitten vaak ook in woorden die gebruikt worden en zijn dan minder opvallend. Voorbeeld: als we het werk zorgvuldig willen doen en de kwaliteit willen halen die we afgesproken hebben, dan hebben zeker een week extra nodig voor dit deelproject.

Keuzevragen

Wij noemen dit ook wel de ‘koffie of thee vraag’. Bij keuzevragen mag je kiezen uit meerdere antwoorden. Het voordeel is dat de beantwoorder een keuze heeft. Het nadeel is dat je met zo’n de vraag de ander niet uitnodigt om verder na te denken.

We zien in onze trainingen regelmatig dat mensen vragen stapelen. In plaats van één vraag te stellen en dan geduldig te wachten op het antwoord, stellen ze rustig vijf vragen achter elkaar. Waarbij de eerste vraag vaak de beste is. En de gesprekspartner de laatste vraag beantwoordt…

Drie vraagtechnieken die wat meer van je vragen

LSD met verkennende vragen

Ken je het ijsbergmodel (nog)… Als mensen je een verhaal vertellen, is dat maar het topje van de informatie-ijsberg. Als verteller selecteer je (bewust en onbewust) steeds welke informatie je geeft. Er zit altijd meer informatie in je hoofd dan dat je vertelt.

Wil je meer informatie van je gesprekspartner (en welke adviseur of projectleider wil dat nu niet), begin dan met goed te luisteren naar wat de ander zegt. Door het samen te vatten zet je de informatie voor jezelf en de ander op een rijtje. In je hoofd kun je die informatie afzetten tegen de doelen van je gesprek, de gesprekssfeer en de informatie die je al hebt. Om van daaruit een volgende vraag te stellen. Of een idee of oplossing aan te reiken. Zo krijgt een gesprek rust en diepgang. En voelt je klant of collega zich ook echt gehoord. Waardoor die meer en oprechtere informatie zal geven. En jij een beter advies of project kunt leveren.

De rotonde vraag

Zakelijke gesprekken voer je met een doel. Meestal deel je dat doel met je gesprekspartner. Dus luister je, vat je samen en vraag je in de breedte en de diepte door. Soms wil je ook vragen stellen over onderwerpen die lastig zijn. Over budgetten, over belangen en posities bijvoorbeeld.

Dan helpt het als je uitlegt waarom je die vraag stelt. Omdat je uitlegt waarom je die vraag stelt, neem je ander mee in je denkproces en laat je zien dat je de ander belangrijk vindt en respecteert. En dat jullie voor hetzelfde doel, namelijk een goed advies of project gaan. Deze aanpak noemen we de rotonde vraag. Voorbeeld: ‘U wilt dit probleem graag snel oplossen. Hoeveel budget heeft u ongeveer voor het oplossen van dit probleem? Ik vraag dit omdat we kunnen kiezen uit verschillende aanpakken. Elke aanpak heeft zijn kosten en levert een bepaald resultaat op. Geld, tijd en kwaliteit hangen altijd met elkaar samen. Vandaar mijn vraag hoeveel budget u heeft’.

Als….. dan… vragen

Met de als…. dan…. vraag onderzoek je keuzes, wensen en mogelijkheden van je gesprekspartner. Voorbeeld: ‘Als we het probleem deze week nog moeten oplossen dan moeten we daar mensen voor vrij maken en dat betekent een extra investering voor u. Als we over twee weken aan de slag kunnen, dan kunnen we u 15% korting geven op deze prijs’. Door je vraag op deze manier te formuleren stuur je het gesprek en je gesprekspartner een richting uit.

Stel dat…………. vragen

Met stel dat….. vragen help je mensen om open over (creatieve) opties na te denken. Met stel dat…. geef je je vraag openlijk een richtinggevende suggestie mee. Er ontstaat ruimte om creatief na te denken over mogelijke oplossingen voor het probleem. Voorbeeld: ‘Stel dat we de start van de uitvoering van dit project over de zomervakantie heen tillen…. dan heeft u de tijd om de bewoners te betrekken bij de realisatie van het project’.

Hulp nodig?

Denk je na over je loopbaan? Ben je aan het solliciteren? En kun je best wat hulp van een ervaren loopbaancoach en loopbaantrainer gebruiken? Neem dan contact op met ons via de contactgegevens hieronder.